Юрист Ольга Байдина:

Коллектив любой компании — это живой организм, который, подобно человеческому, может доставлять дискомфорт, причинять боль, а может работать исправно, в случае принятия превентивных мер и соблюдения рекомендаций врача. Ольга Байдина — тот самый лекарь, который и вовремя недуги диагностирует, и нужные микстуры назначит для сохранения здоровья организации. Имея большой опыт в области кадрового аудита, она знает, как оптимизировать процессы, улучшить взаимодействие между подразделениями и создать эффективные системы управления.

В этом интервью Ольга пояснила, почему так важен внешний аудит, рассказала о наиболее распространённых ошибках в кадровом делопроизводстве и дала советы, как избежать болезненных последствий для бизнеса в свете новой налоговой реформы.

Ольга Байдина. Фото из личного архива.

Ольга, знаю, что до того, чем сейчас занимаетесь, Вы были прокурором. Сколько лет отдали работе в органах, и что побудило Вас оставить прокурорскую должность и уйти в частную практику?

В правоохранительных органах я проработала больше 20 лет, занималась надзором за исполнением законов. Последние три года перед уходом из прокуратуры после получения учёной степени кандидата юридических наук работала в Академии Генеральной прокуратуры РФ и выпустила несколько потоков молодых прокурорских работников. Тогда я поняла, что ещё рано совсем уходить в преподавание, когда есть богатый опыт, которым можно делиться в качестве частнопрактикующего юриста. Поэтому в 2018 году я ушла на пенсию по выслуге лет и стала заниматься частной практикой.

В моей нынешней работе есть два неоспоримых преимущества. Во-первых, это свобода в распределении рабочего времени и времени на отдых. Когда работаешь в системе, ты практически себе не принадлежишь, проводя основную часть жизни на службе. В частной же практике я вольна распоряжаться своим временем и распределяю его в зависимости от личных приоритетов. У меня двое детей, поэтому могу теперь больше времени проводить с ними.

А во-вторых, у меня появилась возможность глубокого погружения в выбранную специальность и повышения практического опыта в этой сфере. К сожалению, прокуратура даёт слишком универсальные знания, и нет времени на изучение конкретной отрасли законодательства, а мне всегда было интересно трудовое право.

Я приобрела большой опыт судебных споров и делилась им в журналах «Трудовое право» и «Управление персоналом». Позже к судебной практике присоединился кадровый и управленческий аудит.

Ольга Байдина. Фото из личного архива.

Расскажите, что подразумевает под собой кадровый аудит.

В подавляющем большинстве случаев кадровому делопроизводству руководители уделяют гораздо меньше внимания, чем бухучёту, и это большая ошибка. Цену подобной ошибки руководитель узнаёт, как правило, когда на пороге уже стоят представители надзорных органов, или когда получает исковое заявление от работника.

Как показывает моя практика, если такое происходит, значит, ситуация с кадрами непростая, и самостоятельно навести порядок в документах невозможно. В данном случае внешний аудитор становится спасением, поскольку работники собственной кадровой службы в силу определённой насмотренности и привычке к шаблонам попросту не замечают нюансы, которые могут стать для работодателя роковыми. Я помогаю оптимизировать работу по делопроизводству, избежать финансовых рисков в части штрафных санкций за нарушение трудового законодательства и судебных издержек при потенциальных конфликтах с работниками. Устраняю или минимизирую юридические риски по части трудовых споров, проверок контролирующих и надзорных органов, а также помогаю повысить HR-бренд компании.

Ольга Байдина. Фото из личного архива.

Наверное, это актуально в первую очередь для малого бизнеса, так как у среднего и крупного, как правило, в штате есть свои опытные юристы и кадровики?

На самом деле внешний аудит нужен любой компании, и я работаю с крупными организациями, в том числе. Мои наблюдения свидетельствуют об отсутствии взаимодействия между кадровиками и юристами внутри организации. Первые не изучают судебную практику, не участвуют в рассмотрении конкретных трудовых споров. Как следствие, они не знают, какие именно нюансы в делопроизводстве влияют на исход проблемы, будь то проверка надзорных органов или рассмотрение дела в суде.

А юристы организации, в свою очередь, являются многоотраслевыми специалистами, для которых трудовое право составляет лишь малую часть их знаний. Соответственно, чем шире поле юридического усмотрения, тем меньше шансов у кадровиков получить грамотный юридический совет. Поэтому моя задача при проведении аудита – не просто изучить и провести правовую экспертизу документов, но и состыковать две стороны одного процесса, дать рекомендации кадровикам с учётом имеющейся надзорной и судебной практики.

Ольга Байдина. Фото из личного архива.

Какие ошибки при проведении аудита обнаруживаете чаще всего?

Отсутствие необходимых локальных нормативных актов, их несоответствие трудовому законодательству, неправильное оформление кадровых документов, дискриминация работников по полу, возрасту, неправильно распределённый функционал, дублирование должностей, что существенно увеличивает расходы на содержание штата.

Приведу пример: руководитель предприятия среднего бизнеса «Б» со штатной численностью 350 человек столкнулся с проблемой отсутствия лояльности со стороны работников при достаточно существенных расходах на их заработную плату и социальный пакет. Наблюдались полное отсутствие дисциплины, разобщённость коллектива, непонимание сотрудниками своих обязанностей и перекладывание ответственности друг на друга. В результате аудита я дала рекомендации по внедрению новой системы оплаты труда, позволяющей перераспределить фонд оплаты труда, проанализировала оргструктуру, выявила ключевые должности и должности-дубли, которые требовалось оптимизировать. В результате были пересмотрены и актуализированы должностные инструкции, позволившие чётко разделить функционал и, в случае необходимости, применять механизм дисциплинарных проверок и наложения взысканий.

Какие кадровые документы проверяете в первоочередном порядке?

В первую очередь правила внутреннего трудового распорядка, это обязательный документ, который должен быть в организации любой организационно-правовой формы, а также оргструктуру, штатное расписание, трудовой договор, должностные инструкции, локальные акты, фиксирующие систему оплаты труда.

Ольга Байдина. Фото из личного архива.

Предположим, Вы видите, что штат сильно раздут, и есть ряд позиций, которые без ущерба для организации можно упразднить. Какое решение предлагаете работодателю? Уволить сотрудников по сокращению?

Возможности есть разные. Сокращение штата для работодателя – очень затратная процедура с точки зрения компенсационных выплат и слишком рискованная с точки зрения соблюдения алгоритма увольнения. Поэтому, как правило, в крупных компаниях, где я сопровождаю увольнения топ-менеджеров, мы часто используем увольнение по соглашению сторон, которое удовлетворяет обе стороны. Но там тоже много нюансов, которые нужно знать и соблюдать.

В числе прочего Вы помогаете организациям оптимизировать налоговую нагрузку. Какие рекомендации даёте в свете новой налоговой реформы, и какие изменения нас ждут с 1 января 2025 года?

12 июля этого года президентом РФ был подписан закон, который вносит серьёзные корректировки в Налоговый кодекс Российской Федерации. Большинство из них начнут действовать с 1 января 2025 года.

Введена прогрессивная шкала ставок НДФЛ, которая зависит от уровня годового дохода физического лица. Ставка налога на прибыль увеличена с 20% до 25%. Изменения коснулись ставки налога, зачисляемого в федеральный бюджет, теперь это будет 8 % вместо 3%.

Часть налога для региональных бюджетов не изменилась. Для IT-компаний нулевая ставка заменяется на ставку 5% на предстоящие 2025-2030 годы с полным зачислением средств в федеральный бюджет. Для российских компаний, включенных в реестр малых технологических компаний по Федеральному закону от 1 августа 2023 года № 478-ФЗ, субъекты РФ могут в 2025-2030 годах устанавливать пониженные ставки. Изменились лимиты по упрощённой системе налогообложения для перехода на УСН с 1 января следующего года. И это далеко не полный перечень изменений, которые нас коснутся. 

В данном случае мои рекомендации просты: нужно ориентироваться на финмодель, через которую можно понять, каким образом и насколько увеличилось налоговое бремя, и соответственно этому корректировать расходы организации в сторону снижения, используя любые законные инструменты.

Ольга Байдина. Фото из личного архива.

Ольга, благодарим Вас за разъяснения. Будем надеяться, что то, о чём Вы рассказали, прочитавшие наше интервью руководители примут на вооружение.

Да, а я в свою очередь всегда открыта для консультаций и сотрудничества.

ВКонтакте: olga.baydina