Путь к успеху:

Ольга Мельничук делится своими взглядами на тренды в сфере бизнес-ассистирования. Как предприниматель, она занимается подбором и обучением ассистентов для руководителей, помогая найти лучших специалистов для эффективной работы. В интервью Ольга расскажет о своём опыте и пути, а также поделится личными историями, которые вдохновляют на профессиональный рост и становятся примером того, как стать надежным партнером для бизнеса.

Ольга, как и почему Вы решили начать бизнес, связанный с подбором ассистентов для руководителей? Что Вас вдохновило не только помогать с адаптацией и обучением, но и создавать курсы для профессионального роста ассистентов? 

Мой бизнес начался с того, что среди моих друзей и знакомых оказалось много бизнесменов и ассистентов. Руководители часто обращались ко мне с просьбами найти им квалифицированных ассистентов, а те, кто уже работал на этой должности, часто просили советов или обучающих материалов. Также были и те, кто хотел стать ассистентом и просил помочь разобраться в профессии. И благодаря моему большому опыту работы личным помощником и бизнес-ассистентом я стала для них ценным ресурсом и надежным советчиком. 

Понимание потребности в качественном подборе и обучении привело меня к решению создать курсы и заняться профессиональным подбором ассистентов.

Моя цель – сделать эту сферу более профессиональной и комфортной для всех сторон.

Ольга Мельничук. Фото из личного архива.

Расскажите о Вашем пути в сфере бизнес-ассистирования.

Я думаю, что вряд ли найдется в этом мире человек, который в детстве мечтал вырасти и стать ассистентом (улыбается). Я заканчивала институт в Волгограде, и у меня была запланирована стажировка на полгода в Италию в сфере гостиничного бизнеса (администратор в отеле). Но из-за наплыва эмигрантов в регионе, где я должна была стажироваться, мне отказали в самый последний момент. Тогда моя подруга, которая занималась PR в этой же сфере в Китае, пригласила меня стать её ассистентом. И пока мне делали рабочую визу (это заняло несколько месяцев), я решила переехать в Москву и устроиться куда-нибудь помощником, так как в Волгограде у меня уже был опыт работы помощника депутата. В Москве я устроилась в небольшую компанию с главным офисом в Италии, личным помощником генерального директора. У меня были интересные задачи, хорошая по тем меркам зарплата. И я решила не уезжать в Китай, а продолжать свою карьеру в Москве, позже перейдя в крупную российскую компанию.

Какие ключевые навыки и качества Вы считаете наиболее важными для успешного бизнес-ассистента?

Первое – это, конечно же, структурность – системный подход к выполнению задач, контроль над всеми процессами; многозадачность (умение эффективно справляться с несколькими проектами/задачами/поручениями одновременно); понимание бизнес-процессов (способность разбираться в работе компании, понимать цели и задачи бизнеса); организованность, внимание к деталям, гибкость, проактивность и одно из самых важных качеств не только бизнес-ассистента, но и любого ассистента – стрессоустойчивость.

Ольга Мельничук. Фото из личного архива.

Как Вы оцениваете текущие тренды в области подбора ассистентов? Что изменилось за последние годы?

Последние годы тренды в подборе ассистентов сильно изменились. Сейчас на первый план выходят удаленный формат работы и технологичность. Ассистенты должны уметь работать в онлайн-среде, использовать цифровые инструменты и быстро осваивать новые платформы.

Ещё один тренд – акцент на личностные качества. Раньше больше внимания уделяли навыкам и опыту, а сейчас работодатели хотят видеть в ассистентах гибкость, стрессоустойчивость и умение адаптироваться к динамичной среде.

Руководители стали чаще искать помощников, которые могут не только выполнять поручения, но и думать стратегически, быть своего рода партнерами в бизнесе. Это значит, что запрос на профессионализм ассистентов значительно вырос.

Важным изменением стало и то, что многие компании понимают ценность долгосрочного сотрудничества. Они больше инвестируют в развитие ассистентов, создавая комфортные условия, чтобы уменьшить текучку.

Подбор ассистентов стал более индивидуализированным, что, на мой взгляд, положительно влияет на качество работы в этой сфере.

Можете поделиться своим опытом работы с руководителями? С какими сложностями Вы сталкивались и как их преодолевали?

Мой опыт работы с руководителями довольно разнообразный, ведь каждый человек уникален, особенно на такой высокой позиции.

Руководители бывают совершенно разными. Есть очень эмоциональные, взрывные, которые реагируют на всё моментально и требуют такого же быстрого отклика. А есть более спокойные, сдержанные, которые всё обдумывают и требуют структурного подхода. Задача ассистента – понять, с кем ты работаешь, и выстроить эффективное взаимодействие.  

Одна из ключевых сложностей, с которой я сталкивалась – это умение не принимать на себя настроение руководителя. Бывали моменты, когда я очень переживала из-за их эмоций, особенно если видела раздражение или недовольство. Но со временем я поняла: руководители – тоже люди, у них свои проблемы, огромная ответственность, непростой жизненный путь. Их эмоции – это отражение их текущего состояния, а не показатель моей работы или моей ценности.  

Осознание этого стало для меня настоящим внутренним развитием. Когда ты понимаешь, что настроения руководителя – это их личное, а не твое, становится легче сохранять спокойствие и адекватно реагировать на любые ситуации.

Научиться этому непросто, но это необходимый шаг, чтобы работать эффективно и оставаться в гармонии с собой.

Ольга Мельничук. Фото из личного архива.

Как Вы подходите к обучению новых ассистентов? Есть ли у Вас особая методология?

К обучению новых ассистентов я подхожу очень структурно, с вниманием к деталям и индивидуальным особенностям каждого человека.

За годы работы я выстроила свою методологию, которая помогает не просто передать знания, но и воспитать уверенность в себе и своих силах. В первую очередь, я фокусируюсь на понимании функционала ассистента: что именно он должен делать, как грамотно распределять время, как строить коммуникацию с руководителем.  

Моя методика делится на несколько этапов. Сначала мы прорабатываем базу – это понимание задач, которые выполняет ассистент, их приоритетности и способов решения. Далее я всегда уделяю внимание адаптации к работе именно с конкретным руководителем. Это важно, потому что руководители все разные, и умение найти подход к каждому – ключевой навык.  

Кроме того, я всегда акцентирую внимание на развитии soft skills – эмоционального интеллекта, умения работать с эмоционально сложными ситуациями, структурности и профессиональной этики. Это те вещи, которые выделяют данного ассистента на фоне других.  

Самое важное в моём подходе – это не только теория, но и практика. Мы проигрываем реальные ситуации, разбираем ошибки, ищем сильные стороны. Для меня важно, чтобы ассистент после обучения чувствовал себя уверенным, знал, как реагировать в любой ситуации, и был готов к тому, чтобы стать правой рукой своего руководителя.

Какие советы Вы могли бы дать тем, кто только начинает свою карьеру в качестве ассистента?

Если вы только начинаете свою карьеру ассистента, то мой главный совет – быть готовыми учиться. Эта профессия требует гибкости, умения адаптироваться к новым обстоятельствам и готовности выходить из зоны комфорта.  

Во-первых, развивайте в себе структурность. Умение грамотно распределять задачи, быть организованным и пунктуальным – это основа вашей работы.  

Во-вторых, учитесь слышать и понимать своего руководителя. Очень важно научиться подстраиваться под его стиль работы, видеть, что он ценит, и предугадывать его потребности. Это умение приходит с опытом, но внимательность и желание развиваться помогут вам в этом быстрее.  

Третье – не забывайте про эмоциональный интеллект. Научитесь не принимать на себя чужие настроения и сохранять спокойствие в сложных ситуациях. Это непросто, но со временем вы поймете, насколько это важно.  

И, конечно, не бойтесь задавать вопросы. На начальном этапе это нормально, а грамотные уточнения и желание разобраться показывают ваш профессионализм. Как сказал один из моих бывших руководителей: «Оля, мы начинаем с тобой совместную работу, поэтому запомни: не бывает глупых вопросов – бывают глупые ответы». 

Ну и главное: помните, что ассистент – это не просто помощник, а партнер руководителя. Ваша работа имеет большое значение, и если вы будете относиться к ней с уважением, то ваши усилия обязательно оценят.

Ольга Мельничук. Фото из личного архива.

Как Вы видите будущее профессии бизнес-ассистента? Какие изменения Вы ожидаете в этой области?

Будущее профессии бизнес-ассистента я вижу за усилением индивидуализации и внедрением технологий.

Я думаю, что роль ассистента будет становиться всё более стратегической. Руководители хотят видеть в своем ассистенте не просто исполнителя, а человека, который понимает бизнес-процессы, умеет предлагать решения и брать на себя часть ответственности.  

Удаленный формат работы продолжит набирать популярность. Это открывает новые возможности как для руководителей, так и для ассистентов. Для первых – это доступ к талантам из разных городов и стран. Для вторых – больше гибкости и возможность работать с интересными проектами, не привязываясь к локации.  

Еще одно изменение связано с ростом требований к ассистентам. Сегодня от помощника ждут не только организационных навыков, но и умения работать с цифровыми инструментами, управлять проектами и даже разбираться в основах маркетинга или финансов.  

Я также думаю, что профессиональное развитие станет обязательным.

Ассистенты, которые хотят оставаться востребованными, будут постоянно учиться: осваивать новые технологии, развивать soft skills, разбираться в трендах бизнеса.  

И ещё один тренд – это повышение статуса профессии. Все больше людей начинают понимать, что ассистент – это не просто помощник, а ключевая фигура, от которой часто зависит успех руководителя и компании.

Поделитесь примерами успешных проектов, над которыми Вы работали в качестве ассистента или руководителя проектов.

В силу конфиденциальности я не могу рассказывать про все проекты, но могу привести для примера пару обычных и одну необычную задачу, которую я получила, работая личным ассистентом. 

1. Организация делового форума с участием 300 гостей. 

Я взяла на себя организацию масштабного форума, включая подбор площадки, переговоры с подрядчиками, составление программы и координацию команды на месте. На мне был контроль всех процессов: от регистрации участников до технической подготовки залов. Форум прошёл успешно, и мы получили положительные отзывы как от гостей, так и от руководителя.

2. Запуск нового бизнес-проекта в сжатые сроки. 

Моему руководителю нужно было быстро открыть новый офис в другом городе. Я занималась подбором помещения, координацией ремонта, наймом сотрудников и запуском операционных процессов. Несмотря на сжатые сроки и ограниченный бюджет, проект был завершён вовремя.

3. Поиск и приобретение старинной книги. 

Руководитель поручил мне найти редкую старинную книгу. Я провела масштабный поиск по коллекционерам и антикварным рынкам России, но в итоге выяснилось, что книга находится в частной коллекции во Франции! Но мне удалось через третьих лиц во Франции (вот тут очень хорошо проявилась сила и важность контактов) наладить диалог с владельцем книги, организовать переговоры о покупке и обеспечить безопасную логистику для транспортировки книги в Москву. Ситуация значительно усложнялась сроками, которые поставил мне руководитель. Но несмотря на все эти сложности, проект завершился успешно, и книга была доставлена в срок.

Ольга Мельничук. Фото из личного архива.

Как личный бренд влияет на карьеру бизнес-ассистента? Что Вы делаете для его развития?

Я не могу точно сказать, насколько важную роль личный бренд играет в профессии бизнес-ассистента, так как это может варьироваться, в зависимости от сферы деятельности и специфики работы. Я могу говорить только за себя, поскольку, независимо от основного места работы (я являюсь бизнес-ассистентом серийного предпринимателя), у меня также есть свой бизнес, связанный с подбором, адаптацией и обучением ассистентов, где личный бренд действительно играет большую роль.

Для меня это важно, потому что именно через личный бренд я могу заявить о себе как о профессионале в своей области и продемонстрировать свою ценность не только для бизнеса, но и для тех, кто ищет качественных помощников. Личный бренд помогает мне выстраивать доверительные отношения с клиентами и партнерами, а также привлекать внимание к моим услугам и экспертному мнению. Это даёт мне возможность расширять сеть контактов, привлекать новых клиентов и активно развивать свой бизнес.

В чем Вы видите Вашу главную миссию?

Моя главная миссия заключается в том, чтобы помогать людям находить и развивать их потенциал. Я стремлюсь сделать профессию бизнес-ассистента более понятной и доступной, обучая людей, которые хотят стать частью этой важной профессии, а также адаптируя уже опытных специалистов к новым условиям. В своей работе я ставлю акцент на том, чтобы помочь не только ассистентам, но и руководителям, создавая эффективные и гармоничные рабочие процессы. Я верю, что правильный подход, обучение и поддержка помогут каждому раскрыть свои возможности и стать ценным членом команды. Моя миссия также заключается в том, чтобы поддерживать культуру взаимопонимания и поддержки в профессиональных отношениях, поскольку успешный бизнес невозможен без качественного взаимодействия внутри команды.

Сайт: pro-assistant.ru

Telegram: tvoy_assistant

Instagram (запрещён на территории РФ): ciao_i_am_olga