Сооснователь event-агентства Алёна Харламова:

INVITE agency считается одним из лучших, если не самым лучшим, event-агентством Сибири. Вот уже почти 13 лет команда профессионалов, включая героиню нашего сегодняшнего интервью, делает значимые моменты в жизни людей по-особенному яркими, запоминающимися и неповторимыми.

Мы решили узнать у одной из основательниц INVITE agency – Алёны Харламовой, с чего всё начиналось, и что помогло им стать высоковостребованными организаторами праздничных мероприятий не только в родном Красноярске, но и далеко за его пределами.

 Алёна, расскажите нам, как и когда родилась идея о создании event-агентства?  

В 2009 году я переехала в Красноярск и устроилась работать в аудиторскую фирму. Там моя коллега как раз готовилась к свадьбе, и в процессе её подготовки мы поняли, что в городе нет свадебных распорядителей. Тогда был популярен фильм «Свадебный переполох» с участием Дженнифер Лопес, и начала зарождаться мода на организаторов свадеб. После того, как свадьба коллеги состоялась, она, я и моя сестра решили попробовать себя в этом направлении. В качестве самопрезентации начали с изготовления пригласительных, через продажу которых рассказывали клиентам, что оказываем ещё и услугу по организации свадьбы под ключ.

Алёна Харламова. Фото из личного архива.

Первую свадьбу помните?

Решение заниматься свадьбами мы приняли в мае 2011 года, и уже в августе организовали первую. На одном из свадебных форумов, где все невесты Красноярска делились своим опытом подготовки к знаменательному событию, одна девушка написала, что ищет координаторов, которые помогут в свадебный день. Мы откликнулись, причём тогда даже не попросили за свои услуги гонорар. Свадьба была довольно сложной, насыщенной, и мы поняли тогда, что ивент – это не просто. Организация свадьбы – очень высокоэмоциональная и кропотливая работа, требующая полной самоотдачи, ведь для молодожёнов это самый важный день, поэтому ответственность на организаторах лежит колоссальная. А так как мы занимаемся ещё и декором, то и физически тоже непростая. Монтажи у нас проходят иногда и ночью, и на улице, невзирая на погодные условия, потому что сроки, как правило, сжаты.

Следующая свадьба, которую мы полноценно организовали и получили за свою работу первый гонорар, состоялась в октябре. Потом заработало «сарафанное радио», и мы начали активно пополнять своё портфолио на страничке в VK.

Алёна Харламова. Фото из личного архива.

Какие мероприятия за всё время работы запомнились Вам больше всего и почему?

Я помню практически все наши проекты, и со многими клиентами мы поддерживаем связь до сих пор. Большинство из них становятся нашими постоянными клиентами – сначала мы организовываем для них свадьбу, потом юбилеи, корпоративные мероприятия и так далее. То есть мы для них уже личные организаторы всех важных семейных событий (смеётся).

Одним из самых сложных проектов для нас стал юбилей на острове Занзибар. Сложность заключалась не только в том, что до места проведения мы и гости добирались более 30-ти часов, подготовка празднования велась с принимающей стороной онлайн и декор мы везли с собой из Красноярска, но ещё и в том, что это был 2020-й год – период пандемии.

Чтобы иметь возможность вылететь, мы и гости сдавали ПЦР-тесты, были риски, что кто-то может в любой момент заболеть. К тому же периодически отменялись рейсы, и пока мы не вышли из самолёта на острове, находились в постоянном стрессе и подвешенном состоянии. Плюс, оказавшись уже непосредственно на месте, мы угодили под дождь и штормовой ветер, из-за чего нам пришлось в спешном порядке передислоцировать праздничный ужин с площадки под открытым небом в помещение. Около часа у нас ушло на то, чтобы перенести всю мебель, заново задекорировать стол, переставить техническое оборудование. В такие моменты спасают только профессионализм и хладнокровность, когда ты не поддаёшься панике, а быстро принимаешь правильные решения, и клиент независимо ни от чего получает отличный результат.

Да и в целом организовывать мероприятия в другой стране сложнее, чем в своём родном городе, где ты знаешь всех подрядчиков и можешь решить любой вопрос одним звонком. В чужой стране у людей своё понимание, как должно выглядеть мероприятие.

Алёна Харламова. Фото из личного архива.

А ведь, действительно, организатор мероприятий – это человек, у которого должно быть под контролем одновременно всё, начиная с разработки сценария, составления бюджета, подбора необходимых декораций, оформления локации и заканчивая тем, чтобы на мероприятии всё прошло по плану. Насколько сложно работать в таком многозадачном режиме?

Помимо этого, мы ещё и моральную поддержку клиенту оказываем на протяжении всего периода подготовки мероприятия. Люди очень переживают за то, чтобы их событие прошло идеально, особенно учитывая тот факт, что они вкладывают в это очень приличные суммы.

Наша задача – действовать так, чтобы клиент был спокоен и знал, что доверился настоящим профессионалам.

За без малого 13 лет мы привыкли находиться в таком режиме. Я постоянно на связи и с командой, и с клиентами, а также в непрерывном поиске вдохновения и прокачки своей насмотренности.

Знаю, что в портфолио вашего агентства не только мероприятия, проведённые в Красноярске, но ещё и в Москве, Санкт-Петербурге. Даже с российскими знаменитостями доводится работать. Безусловно, это говорит о вашем высоком профессиональном уровне. Что можете назвать своей неповторимой изюминкой?

Мы очень клиентоориентированные, и наши заказчики это чувствуют. Ценим самый важный ресурс – время, чётко соблюдаем оговоренные сроки, лишний раз не беспокоим клиентов в процессе подготовки мероприятия, при этом они знают, что мы всегда на связи.

Ну и мы любим создавать вау-эффект в наших проектах через декор, технические решения и режиссуру. Очень часто слышим от участников наших мероприятий, что это не региональный уровень!

Алёна Харламова. Фото из личного архива.

Мероприятия какого формата вы можете предложить своим клиентам на сегодняшний день?

На сегодняшний день наша команда может реализовать проект практически под любой запрос. Мы организовывали национальные свадьбы с соблюдением всех традиций на 500 человек, камерные юбилеи, всероссийский форум для ивент-специалистов, День города Красноярска, проводили юбилеи крупных компаний. Работали со звёздами отечественной эстрады: Сергеем Лазаревым, Леонидом Агутиным, Алексеем Кортневым, группами «ЛЮБЭ», «Дискотека Авария», «Иванушки International» и так далее.

Мы постоянно находимся в процессе обучения режиссуре, декору, следим за трендами и развиваемся в профессиональном плане. Поэтому для наших клиентов у нас всегда есть интересные предложения для того, чтобы их событие стало эксклюзивным и прошло не «как у всех». Кстати, это любимая фраза буквально каждой невесты (смеётся). Все люди уникальны по-своему, поэтому и события для них должны быть такими же, а не шаблонными.

С возрастом на многие вещи мы начинаем смотреть по-другому, и то, что восхищало нас в 20+, уже не дарит прежних эмоций и впечатлений. Что помогает вам сделать праздник ярким и запоминающимся для 50-ти, 60-летних юбиляров?

Ярким праздник делают сами юбиляры, а точнее – их яркая и богатая жизнь! Наши клиенты заполняют подробную анкету, на основании которой мы предлагаем концепцию, отражающую либо увлечение главного героя, либо его семейные ценности, или, например, его страсть к путешествиям.

Для нас создание юбилея – это не просто красивая картинка, а смыслы, которые мы стараемся доносить до всех гостей. Иногда этот праздник может носить более лирический характер, если юбиляр хочет «пролистать» историю своей жизни и окунуться в воспоминания. А иногда, наоборот – смелый и экстравагантный, когда именинник желает примерить на себя какой-то креативный образ, который не может позволить себе в повседневной жизни.

Алёна Харламова. Фото из личного архива.

А ваш самый главный праздник уже состоялся или ещё только впереди?

Я уверена, что главный праздник ещё впереди. Самое страшное в любой профессии, как и вообще в жизни – упереться в потолок, перестать развиваться и мечтать!

Каждый день мы познаём что-то новое, генерируем новые идеи, что помогает делать каждое событие всё более интересным и масштабным. Каждый день мы знакомимся с новыми клиентами, которые вдохновляют нас своими историями, когда мы погружаемся в их жизни.

Самое ценное для нас – для каждого клиента создать ЕГО главный праздник, подарить эмоции на всю жизнь. А каким будет главный праздник для НАС, посмотрим (улыбается). Но он однозначно ещё впереди!

Сайт: invite.agency

Instagram: (запрещен на территории РФ):  invite.events, invite.agency